Niniejszy Regulamin określa szczegółowe zasady organizacji, przebiegu oraz uczestnictwa w Imprezie „Wrocławski Festiwal Wina” (dalej jako: Wydarzenie).
Organizatorem Wydarzenia jest:
STOWARZYSZENIE "EUROPA FORUM" z siedzibą we Wrocławiu, ul. Januszowicka 5, 53-135 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej we Wrocławiu., VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000153478, posiadająca numer identyfikacji podatkowej (NIP): 8992482614, oraz numer REGON: 932913590 (dalej jako: Organizator)
Wydarzenie nie będzie stanowić imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1160 t.j.) i ma charakter tzw. imprezy zamkniętej, na którą mają wstęp wyłącznie osoby uprawnione przez Organizatora.
Wydarzenie odbędzie się w dniu 17 Maja 2024, w godzinach 18.00 - 24.00, na terenie Politechniki Wrocławskiej, pod adresem; Wybrzeże Stanisława Wyspiańskiego 27, 50-370 Wrocław.
Niniejszy Regulamin obowiązuje na terenie Politechniki Wrocławskiej w trakcie trwania Wydarzenia, wszystkie osoby biorące w nim udział niezależnie od ich charakteru, tj. uczestników, służby porządkowe, podmioty świadczące usługi na Wydarzeniu, chyba że co innego wynika z umów zawartych odrębnie z tymi podmiotami celem prawidłowego przebiegu Wydarzenia.
Regulamin określa warunki uczestnictwa i zasady zachowania się osób obecnych na Wydarzeniu, w tym:
a) wstęp osoby na Wydarzenie;
b) obowiązki uczestnika Wydarzenia;
c) zakazy, które uczestnik Wydarzenia winien respektować;
d) prawa uczestnika Wydarzenia;
e) zasady odpowiedzialności osób, w tym uczestników Wydarzenia, za zachowanie sprzeczne z obowiązującym porządkiem prawnym, w tym w związku z naruszeniem postanowień niniejszego Regulaminu.
f) Niniejszy Regulamin nie wyłącza zastosowania Regulaminu Obiektu Politechniki Wrocławskiej, który osoby przebywające na terenie Politechniki Wrocławskiej podczas Wydarzenia zobowiązane są respektować.
Uczestnikiem Wydarzenia jest osoba, która po przesłaniu do Organizatora Formularza Rejestracyjnego otrzymała mailowo linka do zakupu biletu i na podanej stronie zakupiła odpowiedni bilet lub została imiennie zaproszona - mailowo lub droga pocztową (dalej jako: Uczestnik).
Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest rejestracja poprzez formularz dostępny na stronie internetowej wydarzenia https://wroclawskifestiwalwina.pl/
Ze względu na ograniczoną liczbę uczestników Wydarzenia, o wstępnej rezerwacji zaproszenia i uczestnictwa decydować będzie kolejność zgłoszeń. Organizatorzy niezwłocznie poinformują osoby, które pomimo chęci uczestnictwa w Wydarzeniu nie będą mogły wziąć w nim udziału.
Potwierdzeniem uczestnictwa jest imienne zaproszenie (dalej: „Imienne Zaproszenie„) otrzymane drogą pocztową lub elektroniczną.
Imienne Zaproszenie będzie upoważniać wyłącznie Uczestnika w nim wskazanego do wzięciu udziału w Wydarzeniu. Imienne Zaproszenie nie może zostać przekazana innej osobie.
Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc, o pozytywnej odpowiedzi potwierdzającej uczestnictwo decydować będzie kolejność zgłoszeń.
W przypadku wyczerpania limitu miejsc udziału w Wydarzeniu Organizator poinformuje niezwłocznie osoby, które wyraziły chęć uczestnictwa w Wydarzeniu, a nie zostały zakwalifikowane, o braku miejsc.
Osoby nie posiadające Imiennego Zaproszenia nie będą mogły wziąć udziału w Wydarzeniu, z zastrzeżeniem ust. 9 poniżej.
Organizator zastrzega sobie prawo do dopuszczenia do udziału w Wydarzeniu osoby nie posiadające Imiennego Zaproszenia w uzasadnionych przypadkach.
Koszt udziału w Wydarzeniu określony jest w Formularzu Zgłoszeniowym i wynosi:
Regularna Cena biletu – 450 PLN
Cena dla członków EF, przedstawicieli partnerów i sponsorów - 350 PLN
Zakup biletu będzie możliwy poprzez system Evenea
Uczestnik drogą mailową otrzyma link umozliwiający zakup biletów w systemie Evenea
Nieuiszczenie opłaty za udział w Wydarzeniu, o której mowa w §2 ust. 10, w terminie wskazanym na fakturze VAT będzie traktowane jako rezygnacja Uczestnika z udziału w Wydarzeniu.
Wypełnienie oraz przesłanie Formularza Rejestracyjnego jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika chęci udziału w Wydarzeniu, oraz potwierdzeniem zapoznania się z niniejszym Regulaminem wraz z jego akceptacją.
Uczestnik może zrezygnować z udziału w Wydarzeniu, o czym zobowiązany jest poinformować Organizatora do 3 dni roboczych przed datą Wydarzenia.
W przypadku niepoinformowania Organizatora o nieobecności w powyższym terminie, Organizator zastrzega sobie prawo do obciążenia Uczestnika w przypadku jego nieobecności kwotą opłaty za udział w Wydarzeniu, o której mowa §2 10.
Organizator zapewnia Uczestnikom Wydarzenia dostęp do wszystkich wydarzeń odbywających się w trakcie trwania Wydarzenia.
Organizator jest uprawniony do wprowadzania wszelkich zmian w organizacji Wydarzenia, w tym zmiany programu (zarówno artystycznego, jak i czasowego) bez uprzedzenia i rekompensaty.
Zabrania się wnoszenia i posiadania w trakcie Wydarzenia:
broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów,
materiałów wybuchowych,
wyrobów pirotechnicznych,
materiałów łatwopalnych,
napojów alkoholowych,
środków odurzających, substancji psychotropowych lub podobnie działających.
Zakazuje się wprowadzania na teren Wydarzenia zwierząt.
Zabrania się dewastacji i niszczeniu obiektu Politechniki i jego otoczenia, jak również wszelkich urządzeń znajdujących się na terenie Wydarzenia.
Organizator Wydarzenia może odmówić wstępu na Wydarzenie oraz przebywania na niej osobom:
znajdującym się pod wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających,
posiadającym broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały łatwopalne, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychotropowe i inne podobnie działające,
zachowującym się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającym zagrożenie bezpieczeństwa lub porządku Wydarzenia,
odmawiające poddania się kontroli (sprawdzeniu uprawnień, legitymowaniu, przeglądaniu zawartości bagaży lub odzieży),
Uczestnicy Wydarzenia oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie Wydarzenia zobowiązane są stosować się do poleceń służb porządkowych i informacyjnych Organizatora. Odmowa zastosowania się do tych poleceń może stanowić podstawę do wykluczenia Uczestnika z udziału w Wydarzeniu.
Uczestnicy Wydarzenia mogą być poddani podczas wstępu na Wydarzenie oraz w trakcie jej trwania kontroli wykonywanej przez uprawnione do tego służby porządkowe. Kontrola może dotyczyć w szczególności przestrzegania przez uczestników nakazów, o których mowa w §3 ust. 1 i 2 niniejszego Regulaminu.
Wnoszenie przez Uczestników na teren Wydarzenia aparatów fotograficznych, kamer oraz innych urządzeń audio-video i korzystanie w trakcie Wydarzenia z aparatów fotograficznych, kamer oraz innych urządzeń audio-video w celach komercyjnych, w tym przede wszystkim robienie zdjęć lub nagrywanie innych uczestników, jest zabronione.
W trakcie Wydarzenia Organizator zastrzega sobie prawo do zapewnienia obsługi fotograficznej Wydarzenia.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które zostaną zgubione, zniszczone, pozostawione lub skradzione podczas Wydarzenia.
Akcje promocyjne będą prowadzone przez Sponsorów w miejscu i czasie wyznaczonym przez Organizatora
Administratorem danych osobowych Uczestników przetwarzanych na potrzeby Wydarzenia, w tym danych wskazanych w Formularzach Zgłoszeniowych oraz liście gości, którzy mają być obecni na Wydarzeniu jest Organizator, czyli STOWARZYSZENIE "EUROPA FORUM" z siedzibą we Wrocławiu, ul. Januszowicka 5, 53-135 Wrocław. Dane Uczestników Wydarzenia będą przetwarzane wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Wydarzenia, której główną funkcją jest integracja uczestników, stanowiąca nierozłączny element ich zwykłej działalności biznesowej.
Organizator zbiera dane osobowe uczestników:
- w trakcie rejestracji i organizacji Wydarzenia.
Bez podania danych osobowych wymaganych w formularzu zapisu nie jest możliwe jego przesłanie do Organizatora, a tym samym rejestracja na Wydarzenie lub otrzymanie innych korzyści wynikających z przesłania formularza. Podawanie innych danych osobowych, w tym podczas trwania Wydarzenia, jest całkowicie dobrowolne.
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) oraz innymi obowiązującymi przepisami.
Dane osobowe podane przez Uczestnika przy rejestracji na Wydarzenie (dane identyfikacyjne, dane kontaktowe) Organizator przetwarza, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu przeprowadzenia procesu rejestracji i organizacji Wydarzenia. W przypadku wyrażenia zgody na przekazanie danych osobowych na liście gości uczestnikom Wrocławski Festiwal Wina 2024 dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Dane osobowe pozyskane przez Organizatora podczas trwania Wydarzenia (dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wizerunek) Organizator przetwarza, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu organizacji i przeprowadzenia Wydarzenia.
W przypadku, gdy Event jest rejestrowany w formie zdjęć i nagrań audio-video, wizerunek i głos uczestnika oraz powiązane z nimi dane osobowe są przetwarzane przez Organizatora, w oparciu o jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane osobowe podane przez uczestnika mogą być przetwarzane również w celu realizacji obowiązków Organizatora przewidzianych prawem (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celu ochrony praw Organizatora, w tym w szczególności dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, jak również w celach dokumentacyjnych związanych z rozliczeniami z partnerami i sponsorami szkoleń (prawnie uzasadniony interes administratora ? art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Organizator przetwarza dane osobowe uczestnika wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów ich przetwarzania wskazanych w niniejszej Informacji lub wypełnienia przez Organizatora obowiązków nałożonych prawem, a jeżeli okres przedawnienia roszczeń wynikających z tych celów jest dłuższy maksymalnie do czasu upływu terminu przedawnienia.
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z Organizatorem w zakresie organizacji i prowadzenia Wydarzenia, w tym partnerzy i sponsorzy, dostawcy usług IT, jak również podmioty świadczące na rzecz Organizatora usługi księgowe, doradcze, marketingowe.
Dane osobowe nie będą przekazywane przez Organizatora poza EOG.
Na zasadach określonych w przepisach regulujących ochronę danych osobowych przysługuje Uczestnikowi prawo do żądania dostępu do podanych danych, ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania, usunięcia, prawo do przenoszenia danych, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust.1. a) RODO Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
W przypadkach, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), Uczestnikowi przysługuje, z zastrzeżeniem ograniczeń przewidzianych w przepisach, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest to uzasadnione szczególną sytuacją uczestnika lub jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego.
uprawnienia (poza prawem do wniesienia skargi do organu nadzorczego) uczestnik może realizować przesyłając stosowne żądanie na adres: info@ef.com.pl
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Wydarzenia bez wcześniejszego uprzedzenia, ze względu na przyczyny, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności. W takim przypadku Uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty poniesionej w celu nabycia uprawnienia do uczestnictwa w Wydarzeniu, o której mowa w §2 ust. 9 Regulaminu.
Organizator ma prawo zmienić datę, miejsce oraz program Wydarzenia z ważnych przyczyn.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu, o czym będzie każdorazowo informował na następującej stronie internetowej: https://wroclawskifestiwalwina.pl/regulamin/